Flere funksjoner koster ofte penger

De fleste regnskapsprogrammene i dag vil koste mellom 100 og 300 kroner i måneden, i tillegg til at enkelte også tar betalt per faktura du sender, eller per ansatt. Så hvordan kan tilbyderne av gratis regnskapsprogram tjene penger? Husk at leverandøren må ha en eller annen form for omsetning for å kunne levere deg en gratis tjeneste, så vær litt bevisst på hvor denne omsetningen kommer fra. Kanskje er det snakk om mange skjulte kostnader. 

I de tilfellene der regnskapsprogrammet kan tilby en gratis versjon vil det som regel innebære at du kun får tilgang til de mest grunnleggende funksjonene, som for eksempel å opprette faktura. Lagring av bilag, bygging av rapporter, kjøring av lønn og lignende ligger gjerne i slike tilfeller bak en betalingsmur. Det er dermed vanlig at leverandøren av programvaren tilbyr minimum to alternativer; en gratis basisversjon, og en betalt fullversjon.

Fakturaprogram eller regnskapsprogram?

Fakturering og regnskapsføring er ikke helt det samme, men begge er svært viktige deler av å drive bedrift. Det finnes både regnskapsprogram og fakturaprogram på markedet, og mange blander sammen disse begrepene. Det er imidlertid noen viktige forskjeller som vi skal redegjøre for i denne seksjonen. Ofte er det slik at samme leverandør tilbyr både fakturaprogram og regnskapsprogram, men da til ulike priser.

Fakturaprogram

Et fakturaprogram er et program som hjelper deg med å opprette en faktura i henhold til gjeldende lover og regler. Du kan nemlig ikke simpelthen sette deg ned og lage en faktura fra bunnen av i Microsoft Word, da det er strenge krav til hva en faktura skal inneholde og hvordan de skal nummereres.

I et fakturaprogram trenger du som regel bare å fylle inn de spesifikke detaljene for oppdraget eller salget, som pris, forfallsdato og kundens kontaktinformasjon, så vil programmet ta seg av oppsettet og blant annet generere automatisk fakturanummer, og med det gi deg en ferdig, korrekt faktura som du kan sende til kunden(e) din(e).

Regnskapsprogram

Et regnskapsprogram er mye mer omfattende enn et fakturaprogram, og det er som regel dette som er kostbart for leverandøren, med tanke på både utvikling og daglig drift. Et regnskapsprogram skal ideelt sett automatisere så mye som mulig av regnskapet. Det vil si at programmet blant annet kan systematisere bilagene dine, gjøre utregninger og hente ut nødvendige rapporter med bare enkle grep fra din side. Et regnskapsprogram vil som regel også inkludere et fakturaprogram, slik at fakturaer og kvitteringer kan bokføres automatisk.

I de tilfellene der det er snakk om gratis regnskapsprogram, og ikke bare gratis fakturaprogram, har du som regel tilgang på noen begrensede funksjoner slik at du kan gjøre det mest grunnleggende. Dersom du overstiger et visst antall bilag eller ansatte i bedriften, eller du trenger å rådføre deg med en regnskapsfører, ender du sannsynligvis opp med å måtte betale årlige eller månedlige avdrag.

Ulike regnskapsprogrammer

Her vil vi gi en oversikt over noen av de mest kjente tilbyderne av både gratis regnskapsprogram og gratis fakturaprogram. I tillegg kommer vi til å nevne noen av de rimeligste tilbyderne av regnskapsprogrammer, som kan være gode alternativer for deg som driver en liten eller mellomstor bedrift. 

Gratis regnskapsprogram:

Centiga påberoper seg å være Norges første leverandør av gratis faktura- og regnskapsprogram, og er en nettbasert tjeneste. Både fakturering og regnskap er i utgangspunktet helt gratis, men du kan i tillegg betale et fast månedlig beløp for regnskapshjelp, og for lønning av ansatte.

BAS21 finnes i både gratis og betalt utgave, der basis-utgaven er gratis. Dette er desktop-program, som vil si at du laster programmet ned på maskinen din. De har også et nettforum for support som er relativt aktivt. Programmet er kompatibelt med både Windows, MacOS og Linux.

Gratis fakturaprogram:

Debet Faktura er et gratis, nettbasert fakturaprogram som lar deg sende et ubegrenset antall fakturaer. De tilbyr en rekke ekstratjenester dersom du oppgraderer til et betalt abonnement.

Conta lar deg opprette opptil 20 fakturaer i året helt gratis. Du kan laste dem ned som PDF og deretter sende dem til kunden f.eks. via e-post. 

Rimelige tilbydere av regnskapsprogrammer:

XCELLO er egentlig ikke et regnskapsprogram i ordets rette forstand, da det ikke er snakk om faktisk programvare, men om regneark. I tillegg krever det at du har et eget fakturaprogram ved siden av. Til gjengjeld er XCELLO et av de desidert rimeligste alternativene innenfor betalt regnskapshjelp, da det koster omtrent 400 kroner i året uavhengig av om det er ENK eller AS.

Fiken er kanskje en av de mest kjente aktørene for små og mellomstore bedrifter. De tilbyr en rekke betalte tilleggstjenester som ikke er inkludert i den faste månedsprisen, og flere ulike betalingsmåter. Du kan prøve Fiken gratis i 30 dager for å se om det er noe for deg. For ENK koster det rundt 2.000 kroner i året for Fiken, mens AS må betale litt over 2.500 kroner i året.

Conta tilbyr, tillegg til et gratis fakturaprogram, også ulike betalte abonnementer til 100 - 200 kroner i måneden. De har også tilleggsprodukter som næringsoppgave og diverse banktjenester. Dersom du er usikker på om Conta er noe for deg, kan du benytte deg av en gratis prøveperiode på 30 dager.

Visma er leverandør av flere typer programvare som knyttes til forretningsprosesser, og har regnskapsprogrammer tilpasset alle bedriftsstørrelser. Visma eAccounting koster fra rundt 100 - 300 kroner i måneden, avhengig av hvilke funksjoner du trenger. Her kan du også få en gratis prøveperiode på 30 dager.

Ikke uvanlig å føre regnskap selv

Det er mange fordeler knyttet til det å føre regnskap selv fremfor å sette det bort til en regnskapsfører, og veldig mange i små eller mellomstore bedrifter velger å ta mesteparten av jobben selv. Ikke bare sparer du penger, du får også god innsikt i bedriftens økonomi, i tillegg til at du holder deg oppdatert på bedriftens økonomiske status uten å være avhengig av regnskapsføreren. 

Et regnskapsprogram kan blant annet:

• Hindre deg i å gjøre feil ved hjelp av veiledninger, sperringer og tips underveis.
• Bidra med hjelpeartikler og instruksjonsvideoer. I noen tilfeller har de også kundeservice bestående av regnskapsførere og revisorer.
• Opprette og sende rapporter for deg, for eksempel MVA-,melding eller årsregnskap.
• Lagre bilagene dine på en hensiktsmessig måte så lenge bokføringsloven krever det.

Husk at du i mange tilfeller kan få en gratis prøveperiode på 30 dager, slik at du kan prøve regnskapsprogrammer og se om det passer deg og din bedrift. Dette gjelder de fleste betalte regnskapsprogrammer.

Regnskap i regneark?

Det er en seiglivet myte at det ikke er lov til å føre regnskap i et helt vanlig regneark, for eksempel i Excel. Sannheten er at så lenge du har under 600 bilag i året, og selvsagt følger reglene for bokføring slik at rapporter kan hentes ut og regnskapet kan kontrolleres av myndighetene, er det ingenting i veien for å føre regnskap i Excel. 

Fordeler med å føre regnskapet ditt i et regneark: 

• Det er veldig fleksibelt i den forstand at du enkelt kan korrigere feilregistreringer. I et regnskapsprogram kan dette være litt mer utfordrende.
  

• Du har alltid muligheten til å se alle registreringene dine, og kan enkelt scrolle og søke i arkene dine. I et regnskapsprogram er ulike oppføringer ofte å finne på ulike steder, og du må kanskje gjennom en del menyvalg før du kommer til riktig sted.
  

• Du kan lagre dokumentasjonen slik du foretrekker. Dersom du synes det er best å ha alt på papir i permer kan du gjøre det. Dersom du bruker et regnskapsprogram må du dokumentere slik programmet legger opp til, noe som ofte innebærer at alle bilag må lastes opp i programmet.
  
  
• Du lærer mye! Regnskapsprogrammet forenkler mange av prosessene og skjuler ofte utregninger og beregninger. I regnearket får du en mye større forståelse for regnskap, og hvilke endringer som påvirker hvilke tall.
  

Regnskapsføring i regneark krever imidlertid at du er ganske stødig både i Excel og i regnskapsføring. Selv om du ofte vil ha en mal å forholde deg til, må du ofte sette opp enkelte funksjoner selv, og det kreves litt mer jobb å skaffe oversikt. Du må rett og slett vurdere om pengene du sparer på å føre regnskap i regneark, ikke blir spist opp av tiden du bruker på å få det riktig.

Viktig å huske på

Her har vi samlet noen viktige punkter du burde ha i bakhodet dersom du vurderer å benytte deg av et gratis regnskapsprogram. Husk at det er mange forhold som avgjør hvilket regnskapsprogram som egner seg best til din bedrift, og selv om det finnes gratis alternativer der ute er det slettes ikke umulig at det vil lønne seg å betale litt mer for å få litt flere funksjoner. 

• I hvor stor grad er arbeidet automatisert? Dersom mye må gjøres manuelt risikerer du å bruke uforholdsmessig lang tid på regnskapsarbeid, tid som du heller kunne brukt til å tjene penger.
  
  
• Undersøk om det er mulig å koble regnskapsprogrammet til banken din, da dette vil gjøre arbeidet med næringsoppgave, årsoppgave og lignende mye lettere.
  
  
• Har du tilgang til kundestøtte? Er dette kundestøtte i form av revisor eller regnskapsfører? Dersom du er helt ny i regnskapsføring kommer du sannsynligvis til å ha mange spørsmål underveis, knyttet til både regnskapsføring generelt og regnskapsprogrammet konkret.
  
  
• Hvilke muligheter for fakturering ligger inne i programmet? Kan du fakturere med for eksempel Vipps eller eFaktura? Er dette funksjoner du trenger?
  
  
• Kan programmet hjelpe deg med å regne ut skatt, MVA, eller andre avgifter?
  
  
• Kan du kjøre lønn i dette programmet? Det er ikke sikkert du har ansatte akkurat nå, men dette kan fort endre seg dersom bedriften eller foreningen din vokser.
  
  
• Kan programmet oppgraderes dersom du har behov for det? Finnes det en betalt versjon?
  

Enten du vurderer et gratis eller betalt regnskapsprogram, er det liten tvil om at de teknologiske løsningene blir stadig bedre. Flere og flere prosesser automatiseres, og selv om du kanskje må betale noen kroner for tjenesten, er dette penger du fort tjener inn igjen i spart tid.

Ønsker du pristilbud på gratis regnskapsprogram, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.