Vil du vite mer om regnskapssystemer? I denne guiden forteller vi deg nøyaktig hva du må vite om hva et regnskapssystem er, hvilke alternativer som finnes, hva du må regne med å betale, og mye mer. Visste du at det finnes flere skybaserte regnskapssystemer? Er du klar over at du har lov til å føre regnskapet selv? Og hvordan går du frem? Følg våre råd og unngå de vanligste feilene!
Ønsker du pristilbud på regnskapssystem, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
Hensikten med et regnskapssystem er først og fremst å automatisere og forenkle bokføring, fakturering og rapportering for både foreninger og bedrifter i ulike størrelser. Som regel er det snakk om et nettbasert program eller system, altså at det er skybasert, slik at brukeren bare trenger å være online for å benytte systemet. For større bedrifter er det vanlig å utvikle egen programvare som er spesielt tilpasset bedriften, disse programmene er ofte lagret på maskinen. Små og mellomstore bedrifter abonnerer ofte på et bestemt regnskapsprogram, som i de aller fleste tilfeller er skybasert.
I denne artikkelen skal vi i all hovedsak se på regnskapssystemer som retter seg inn mot små og mellomstore bedrifter. I tillegg vil vi se litt på hva regnskap egentlig er, om det er vanskelig å gjøre selv, og hvordan et regnskapssystem kan gjøre bokføringen din enklere.
Regnskap er en fullstendig oversikt over alle transaksjoner i en bedrift, og viser hva bedriften eier, tjener, selge og kjøper i løpet av et regnskapsår. Alle transaksjoner skal bokføres, altså noteres i regnskapet. Dette gjøres som regel i et regnskapssystem eller regnskapsprogram, som da vil hjelpe brukeren med å bokføre korrekt.
Målet med regnskapet er først og fremst å beregne hvor mye du skal betale til myndighetene i skatter og avgifter, i tillegg til at regnskapet skal kunne etterprøves av myndighetene. Dersom regnskapet ditt av ulike grunner er preget av feil eller mangler, kan dette føre til sanksjoner i form av for eksempel bøter. Det derfor veldig viktig at du innarbeider gode rutiner helt fra begynnelsen av, gjerne ved hjelp av et regnskapssystem.
Et skybasert regnskapssystem for små og mellomstore bedrifter koster som regel mellom 100 - 300 kroner i måneden. Dette vil være en grunnpakke som inkluderer de fleste funksjonene du kommer til å trenge. Enkelte tar i tillegg betalt per faktura du genererer, eller per ansatt.
Det mange kriterier man kan gå etter i valg av regnskapsprogram, og dette vil variere litt fra bedrift til bedrift. Her får du likevel noen generelle tips fra oss som kan være greie å ha med seg.
Skybaserte systemer er fremtiden. Det innebærer at systemet alltid er oppdatert og alltid tilgjengelig, og du kan raskt fjerne og legge til funksjoner etter behov.
Tilgang til regnskapsfører kan bli viktig. Enkelte systemer har gjort det veldig lett å inkludere en regnskapsfører i arbeidet, og i noen tilfeller har de en egen regnskapsfører du kan rådføre deg med.
Tenk over hva du trenger her og nå. Dersom du ikke forventer en enorm vekst i løpet av de første årene, er det heller ingen grunn til å betale dyrt for et program med en drøss av funksjoner du ikke trenger enda. Start helle enkelt, så kan du heller utvide etterhvert, eller bytte til et mer omfattende regnskapssystem når behovet melder seg.
Det finnes svært få regnskapsprogrammer som lar deg gjøre noe annet enn å generere og laste ned et begrenset antall fakturaer. Du kan føre regnskap i Excel dersom du har under 600 bilag i året, men dette krever at du er dreven i både regnskap og Excel.
Husk også at de som leverer gratis regnskapsprogram også må tjene penger på en eller annen måte, så du burde være litt bevisst på hvor denne inntekten kommer fra. Kanskje de har mange skjulte kostnader, eller selger informasjonen du legger inn i systemet videre til en tredjepart. I mange tilfeller vil leverandøren ha én gratisversjon og én betalt versjon, der førstnevnte kun gir deg tilgang til svært grunnleggende og begrensede funksjoner.
Regnskapsføring og fakturering henger nøye sammen, og er begge viktige deler av hverdagen i en bedrift. Du finner både fakturaprogrammer og regnskapsprogrammer, og ofte tilbyr samme leverandør begge deler til ulike priser. Mange er usikre på hva som egentlig er forskjellen, og det er det vi skal redegjøre for i denne seksjonen.
Et fakturaprogram vil i utgangspunktet bare bistå deg med å opprette en faktura i henhold til gjeldende lover og regler. Det er streng krav til hva en faktura skal inneholde og hvordan den skal nummereres. Du kan dermed ikke sette deg ned å lage en faktura på papir eller i Word. Du kan lese mer om formkravene til en faktura hos Altinn.
Et fakturaprogram vil passe på at disse kravene blir fulgt, og generere fakturanummeret automatisk. Du bare fyller inn de spesifikke detaljene, som kundens kontaktinformasjon, pris og forfallsdato. I retur får du en ferdig faktura som du kan laste ned og sende til kunden. Det finnes noen fakturaprogrammer som lar deg sende et visst antall fakturaer i måneden eller i året helt gratis. Dette kan være et godt alternativ dersom du bare skal sende noen få fakturaer, og heller ikke er bokførings- eller regnskapspliktig.
Et regnskapsprogram er langt mer omfattende enn et fakturaprogram, og som regel vil dette regnskapssystemet også inkludere et fakturaprogram. På den måten vil fakturaene dine bokføres og lagres automatisk underveis. Formålet med et regnskapsprogram er nemlig å automatisere og forenkle mest mulig. Det innebærer blant annet å systematisere samtlige bilag, holde oversikt over kommende frister og produsere rapportene du trenger.
Det vil variere mye fra regnskapsprogram til regnskapsprogram hva som er inkludert i en standardpakke. Ofte må du betale ekstra for nyttige funksjoner som integrasjon med bank eller skattevesen, A-melding eller bistand fra en regnskapsfører.
Et godt regnskapssystem er et brukervennlig system som effektiviserer hverdagen til de som bruker det. Det burde være lett tilgang til support, hjelpeartikler, og instruksjonsvideoer, og det burde brukes et enkelt og tilgjengelig språk.
Fiken er et regnskapsprogram for små og mellomstore bedrifter. Både språk og brukergrensesnitt er tilpasset uerfarne brukere, og programmet har funksjoner som passer både små enkeltpersonforetak og mindre aksjeselskap (AS). Du kan også velge å utvide med en rekke nyttige funksjoner for et tillegg i prisen, blant annet integrering av tjenester fra bank og skattevesenet.
PowerOffice Go er et regnskapsprogram der du betaler per aktive bruker på systemet. Det passer for både små og mellomstore bedrifter, og er et tilpasningsdyktig system som har en rekke nyttige funksjoner som for eksempel en app for alle ansatte, chat-funksjon for aktive brukere, og mye mer. PowerOffice Go har flere ganger blitt rangert som det beste regnskapssystemet av brukerne sine.
Tripletex er et regnskapsprogram med flere interessante funksjoner. I tillegg til regnskapsføring, lønnskjøring og genererings av faktura og purringer, kan programmet også benyttes i prosjektplanlegging. Du kan også få bistand av en regnskapsfører uten ekstra kostnader.
Visma eAccounting er et regnskapsprogram som er svært tilpasningsdyktig, og kan blant annet kobles til en nettbutikkløsning som vil automatisere flere prosesser for nettbutikker hva angår bokføring. Pris og type abonnement avgjøres ut ifra bedriftens størrelse og hvilke tjenester du trenger.
24SevenOffice er et regnskapsprogram som kan passe for bedrifter i alle størrelser, og prisen avhenger primært av antall ansatte. Du kan også velge et abonnement med et ubegrenset antall ansatte dersom dette er mest kostnadseffektivt for deg.
Husk at de aller fleste regnskapssystemer kan tilby deg en gratis prøveversjon eller prøveperiode før du velger å inngå en abonnementsavtale. Dette kan det virkelig lønne seg å benytte seg av, slik at du unngå å betale for et program som viser seg å ikke tilfredsstille behovene dine.
Det å bytte regnskapsprogram trenger ikke å være så komplisert som mange tror, og du kan faktisk også gjøre det midt i regnskapsåret. HVis du er momsregistrert så kan det være en fordel å vente til du ikke er midt i en momsperiode, men utover det kan du bytte regnskapsprogram akkurat når du vil.
Det viktigste du må passe på når du bytter regnskapsprogram, er at du får med deg det du trenger av data som har blitt bokført og lagret i programmet. Som regel er det snakk om skylagring slik at du eksporterer det du trenger og lagrer det selv. Regnskapsdata skal lagres i opptil fem år, litt avhengig av hvilken selskapsform det er snakk om.
Så lenge det er snakk om din egen bedrift har du lov til å føre regnskap selv, men du kan ikke føre regnskap for andre bedrifter uten å være sertifisert regnskapsfører. Det er flere fordeler knyttet til å føre regnskap for egen bedrift, blant annet at du sparer penger, og at du får god innsikt i bedriftens økonomi. Et alternativ mange benytter seg av er å leie inn en regnskapsfører for å ta seg av deler av regnskapet, spesielt mot slutten av året. Den daglige bokføringen er det ikke uvanlig å ta seg av selv dersom det er snakk om en liten bedrift.
Regnskapssystemer er et veldig godt alternativ til en regnskapsfører. Selv om dette også er en tjeneste du betaler for vil det være billigere enn en regnskapsfører, og mange av programmene er enkle og intuitive i bruk. Fordelene med å bruke et regnskapsprogram er mange, og de teknologiske løsningene blir stadig bedre.
Et regnskapsprogram kan blant annet:
I januar 2021 trådte det i kraft en forskriftsendring som innebærer at det fleste næringsdrivende må sende inn skattemeldingen på et standardisert digitalt format fra og med inntektsåret 2023. I praksis betyr det at de næringsdrivende dette gjelder burde skaffe seg et regnskapsprogram der innsending av skatteopplysninger er en integrert funksjon.
Egne bestemmelser gjelder for henholdsvis enkeltpersonforetak og aksjeselskap. Dette kan du lese mer om hos Skatteetaten.
Alle bedrifter er ulike, og dette medfører at kravene til et regnskapsprogram, lovverket man skal følge og behovene man har ikke vil være helt like for noen. Det finnes dermed ikke én oppskrift på regnskapsføring som passer for alle, og du må regne med å bruke litt tid på å finne ut hva som passer best for din bedrift.
For deg som ikke helt vet hvor du skal starte, har vi samlet noen gode tips til deg helt til slutt:
Ønsker du pristilbud på regnskapssystem, kan du klikke deg videre rett nedenfor, så setter vi deg i kontakt med kvalitetssikrede byråer som møter dine behov. Det tar kun ett minutt å komme i gang, og det er helt uforpliktende.
